为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，结合本院的实际情况，现将我院档案收集及形成归档工作作如下安排：
一、根据《普通高等学校档案管理办法》中的规定，结合我院实际情况，将我院档案一级类目划分为：
（一）DQ党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。由党务干事负责整理后移交院办。
（二）XZ行政
主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料。由院办直接负责整理。
（三）JX教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。由教务处向各系征集整理后移交院办。
（四）JJ基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。由基建部门负责整理后移交院办。
（五）SB仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。由物资设备处负责整理后移交院办。
（六）CB出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。由院办宣传干事负责整理。
（七）WS外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。由负责外事的业务部门负责整理后移交院办。
（八）CK财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。由财务处负责整理后移交院办。
（九）SX声像
主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
二、我院二级类目的划分及收集：
（一）DQ党群（主要包括学校党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录，各党政部门的工作计划、总结，党务管理的文件材料等）
11.党务综合（含分党委、党总支、直属支部综合材料）（主要由我院党委组织部提供）
12.宣传教育
13.工会（含妇女工作材料）（主要由学院工会提供）
14.团委（含学生社团活动材料）（主要由学院团委提供）
（二）XZ行政（主要包括学院各部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理等的文件材料等）
11.综合（教职工代表大会和院、系等单位综合材料）（主要由院办提供——上级部门发来的文电、学院的文件以及具有保存价值的文字材料，其他各部门提供本部门所发生的文件材料）
12.人事（含师资培养）（主要由人事处提供）
13.保卫（由保卫处提供）
14.总务（主要由总务处提供）
15.档案、图书（主要由院办及图书馆提供）
（三）JX教学（主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料等）
11.综合（含学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料）（学生运动会材料由体育部提供，其他材料由教务处提供）
12.学科与实验室建设（含专业设置）（主要由教务处提供）
13.招生（主要由招生科提供，函授生资料由成教部提供）
14.学籍管理（含学生奖惩材料）（主要由教务处或学生处提供，函授生资料由成教部提供）
15.课堂教学与教学实践（主要由教务处提供，函授生资料由成教部提供）
16.学位（授予学士学位的普通本科毕业生名单由教务处提供；成教部提供历年的成教学位名单）
17.毕业生（含毕业生信息反馈工作）（普招生的毕业生由教务处提供；成教部提供历年的成教及专修学院毕业生资料）
18.教材（主要由教务处提供，函授生资料由成教部提供）
注：以上分类请将普招生与成招生的各类资料分开归类、分开编号。
（四）JJ基本建设（包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料）
11.综合
12.按单项工程设置类目（主要由基建办提供）
（五）SB仪器设备（主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料）
11.综合
12.按仪器设备种类或型号设置类目（主要由物资设备处提供）
（六）CB出版（主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等）
11.综合
12.报纸（主要由院办提供）
13.刊物（各系、各部门提供）
14.书稿（各系、各部门或撰稿人提供）
15.音像（各部门提供）
（七）WS外事（主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等）
11.综合
12.出国（境）（主要由人事处、外语系提供）
13.来校（由成教部、外语系以及各相关部门提供）
14.国际合作与会议（由成教部、外语系以及各相关部门提供）
（八）CK财会（会计档案包括：会计凭证、会计帐薄、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料）
11.综合
12.会计报表（由财务处提供）
13.会计帐薄（由财务处提供）
14.会计凭证（由财务处提供）
15.工资清册（资金，助学金入此）（由财务处提供）
以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
（九）SX声像（主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料）
12.照片
13.录音带
14.录像带
15.幻灯片
16.磁盘
17.影视胶片
18.缩微胶片
19.光盘
三、归档时间
1.党政部门，能按年度归档的文件材料，在次年四月底前归档；
2.教学部门，教学综合管理文件在次年四月底前归档，学生学籍表等在该届学生毕业的次年寒假前归档；
3.科研、基建、设备部门的项目材料，在项目完成后两个月内归档；
4.财务处的会计档案，在相关规定的保管期满后的次年六月底前归档。
时间:Apr 28, 2013 2:41:00 PM
录入者:冒志娟