为适应学院档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，充分发挥档案作用，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我院实际情况，制定本方案。
根据我院实际情况，我院档案划分为：党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、财会、设备、声像、实物等十一个门类。具体分类方案如下：
一、立卷办法
本院档案实体实行新的立卷办法，档案实体以件为单位立卷归档。档案号由年度、分类号、保管期限、件号四部分组成，用连接号“-”连接，即年度号-分类号-保管期限-件号。
其模式为：
20××-* *××-1-1∽n
档案件号
年度号
1、年度号由四位阿拉伯数字表示
2、分类号是档案编号的主体，由实体分类的一、二级类目的标识合在一起组成。其中，一级类目号由该类目名称主词的汉语拼音的第一字母组成。如党群类档案标识符号为“DQ”，行政类档案标识为“XZ”等，以此类推。二级类目的标识符号采用双位制编码（用阿拉伯数字表示），各类的第一个二级类目均为“11”（即：综合），其余从“12”开始依顺序层累。
3、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。“永久”代号为1，“长期”代号为2，“短期”代号为3。
4、档案件号即顺序号，即对该类目内的档案以件为单位编制的流水号，用阿拉伯数字1—n标识。
二、类目代号简表
1、党群类
一级类目代号：DQ
二级类目代号：
11 党务综合
12 纪检
13 组织
14 宣传
15 统战(民主党派材料入此)
16 工会(妇女工作材料入此)
17 团委(学生会材料入此)
18 学生思想政治工作材料
2、行政类
一级类目代号：XZ
二级类目代号：
11 行政综合（学院校史、学院综合性评估等有关材料入此）
12 人事（计划生育工作材料入此）
13 监察、审计
14 武装、保卫
15 总务（后勤改革类入此）
16 档案
17 图书
18 网络管理
3、教学类
一级类目代号：JX
二级类目代号：
11 教学综合 合作办学、学生运动会、教学评估、学生管理、优秀教学评奖材料等入此
12 学科与实验室建设 专业设置和加入各种行业协会材料入此
13 招生
14 学籍管理 新生报到、学生总成绩、学生奖惩材料入此（单学籍表设三级类目）
15 课堂教学与教学实践
16 学位 毕业证登记号、学位证号等入此
17 毕业生 毕业生信息反馈工作入此
18 教材
19 继续教育
学籍表三级类目代号：
11 西方语言文化系
12 东方语言文化系
13 国际经济贸易系
14 国际工商管理系
15 中国语言文学系
16 信息科学技术系
17 继续教育部
4、科学研究类
一级类目代号：KY
二级类目代号：
11 科研综合
12 论文
13 课题 重大课题立项材料、教师自编教材、著作等材料入此
5、基建类
一级类目代号：JX
二级类目代号：
11 基建综合
12 教学用房
13 生活用房
14 办公行政用房
15 教学辅助用房（含图书馆、体育场馆、实验楼等）
16 生活辅助用房（含商业街、饭堂等）
6、出版类
一级类目代号：CB
二级类目代号：
11 综合
12 院级出版物（新葡的京集团8814报、新葡的京集团8814学刊、情况通报等）
13 各部门出版刊物
7、外事类
一级类目代号：WS
二级类目代号：
11 外事综合
12 出国
13 来校 聘请外籍教师的材料入此
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
8、财会类
一级类目代号：CK
二级类目代号：
11 财会综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册 奖金，助学金材料入此
9、仪器设备类
一级类目代号：SB
二级类目代号：
11 综合
12 按仪器设备种类或型号设置类目
10、声像类
一级类目代号：SX
二级类目代号：
12 照片（含底片）（设三级类目）
13 录音带
14 录像带
15 光盘
三级类目代号：
11 党团工作类
12 重大活动类
13 教学、科研类
14 外事活动类
15 校园风貌类
16 学生活动类
17 实物类
18 历届院领导个人照片
11、实物类
一级类目代号：SW
二级类目代号：
11 题字
12 过期印章
13 奖杯、奖牌、奖状、奖章、奖品、锦旗、荣誉证书等
14 赠品（外单位赠送入此）
15 征集的实物
16 学院不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书和校徽、纪念章等
时间:Apr 28, 2013 1:58:00 PM
录入者:冒志娟